スマートチェックインとは、ホテル・旅館のチェックイン手続きをデジタル化し、宿泊者情報の入力、本人確認、精算、鍵の案内などをスムーズに行う仕組みです。
従来はフロントで宿泊台帳の記入、精算、領収書発行、鍵の受け渡しをスタッフが対応していましたが、スマートチェックインを導入することで、これらの一部または多くをタブレットやスマートフォンで効率化できます。
特に近年は、高額な自動精算機や専用チェックイン機を置かずに、スマホ精算やメール・SMS案内を組み合わせて始められる「機器レス型」のスマートチェックインにも注目が集まっています。
「スマートチェックインを導入したいけれど、専用のチェックイン機は高そう」「フロントの省人化を進めたいが、初期費用はできるだけ抑えたい」と考えているホテル・旅館の方からのお問い合わせが増えております。
結論から言うと、自動精算機がなくてもスマートチェックイン、スマート精算の導入は可能です。
これまでは「スマートチェックイン＝高額な専用機器が必要」でしたが、ステイシーでは高額な専用機器不要のチェックイン・精算や、安価なセルフチェックイン機器でチェックイン・精算ができるサービスを提供しています。
スマートチェックインとは？
スマートチェックインとは、宿泊施設のチェックイン業務をデジタル化し、フロント業務の効率化や省人化を実現する仕組みのことです。宿泊者情報の入力、本人確認、精算、領収書発行などを、紙や対面中心の運用から、タブレットやスマートフォンを使った運用へ置き換えていきます。
従来のチェックインでは、フロントスタッフが対面で宿泊台帳の記入案内を行い、必要に応じて精算を行い、鍵を渡す流れが一般的でした。一方、スマートチェックインでは、その一部または多くをデジタル化できます。
似た言葉に「セルフチェックイン」がありますが、セルフチェックインは専用のチェックイン機や自動精算機を使う方式も多く含みます。これに対し、近年注目されているのは、チェックイン機そのものを置かずに運用する「機器レス型」「端末不要型」のスマートチェックインです。
チェックイン機が担っていた主な役割
以前は、チェックインを効率化しようとすると、自動精算機、決済端末、プリンタなどを一式そろえる必要があるケースが多くありました。しかし現在は、それぞれの機能を分解して考えることで、専用機器なしでも運用しやすくなっています。
- 宿泊者情報の入力
- 精算
- 領収書の発行
- 暗証番号や部屋情報の案内
- チェックアウト対応
これらの機能は、クラウド型システムとスマートフォンを組み合わせることで、かなりの部分を代替できます。
有人ホテルで比較 従来運用と機器レス運用の違い
まずは、有人ホテルにおける従来型の運用と、スマホ事前精算を活用した機器レス運用の違いを表で見てみましょう。
| 有人ホテル | スマートホテリエ | スマートチェックイン | スマホ精算 （チェックイン後に精算するサービス） |
スマホ事前精算 ※開発中 （チェックイン前に精算するサービス） |
|---|---|---|---|---|
| 予約後～チェックイン前の清算 | なし（ＯＴＡなどは可能） | メール・ＳＭＳにて 宿泊者・同行者情報の入力や パスポート写真の登録URLを送る |
× | メール・ＳＭＳにて精算ＵＲＬを送信 精算されると暗証番号を発行 |
| チェックイン | ipadにてチェックイン・精算 | 情報未入力の方には お客様のスマホか、チェックインアプリ（ipad）にて 入力・パスポート登録いただく |
× | ipadにてチェックイン または 精算済み画面をフロントで提示 |
| 鍵のお渡し | 印字される利用票（部屋番号あり）を スタッフが確認し、部屋の鍵をお渡しする |
入力済みの方に鍵をお渡しする | × | 印字される利用票（部屋番号あり）を スタッフが確認し、部屋の鍵をお渡しする |
| チェックアウト | 不要 | × | 不要 | 不要 |
| 領収書 | チェックイン時に レシートで印字 |
× | スマホ、パソコンに表示される領収書を お客様が印刷 |
スマホ、パソコンに表示される領収書を お客様が印刷 |
| 備考 | フロントに ipad、決済端末、プリンタが必要 （１セット 約１４万円） |
機器不要 | 機器不要 | 機器不要 |
ステイシーでは、フロントに機器を設置するスマートホテリエについても、現金精算機を除くことで、ipad、決済端末、プリンタだけでチェックインすることができます。
その費用は約１４万円です。
旅館などでは、チェックアウト時に精算するケースが多いと思います。（素泊プランを除いて）
お客様のスマートフォンで客室で精算することで、精算機が不要になります。
無人ホテルでのスマートチェックイン、スマート精算
無人ホテルでは、チェックイン時またはチェックイン前までに事前精算する運用になるかと思います。
| 項目 | スマートホテリエ（無人版） | スマホ事前精算 （現在開発中） |
|---|---|---|
| 予約後～チェックイン前の精算 | なし（OTAなどは可能） | メール・SMSで精算URLを送信し、精算後に暗証番号をスマホに表示 |
| 正面玄関の暗証番号 | メール・SMSで連絡 | 客室の暗証番号と共通 |
| チェックイン | iPadにてチェックイン・精算し、領収書とあわせて客室暗証番号を記載した紙を印刷 | 不要 |
| チェックアウト | 不要 | 不要 |
| 領収書 | チェックイン時にレシートで印字 | スマホ・パソコンに表示された領収書をお客様が印刷 |
| 備考 | フロントにiPad、決済端末、プリンタが必要（1セット約14万円） | 機器不要 |
高額な機器を使わずに無人ホテルを実現するには、暗証番号式のリモートロックを扉に取付し、その暗証番号を紙やスマホの画面表示で伝える方法がシンプルです。
リモートロックでしたら、ＱＲコードをスマホに表示し、そのＱＲコードを扉に読み込みさせる方法もあります。（開発中）
なお、無人ホテルでは正面玄関を常時施錠するよう保健所から指導されるケースが多いかと思います。
正面玄関も暗証番号で解錠できるようにすることで、予約者に玄関の暗証番号を伝えて建物に入っていただくことが可能です。
ステイシーならメール、ＳＭＳ送信機能にてお客様へ暗証番号を伝えることが可能です。
（合わせて ホテルへの行き方などを案内するとお客様の満足度も上がるかもしれません）
現在開発中ですがスマホ事前精算されたお客様のスマホに暗証番号を表示することで、ホテルでのチェックイン機も不要にできます。（開発中）
お部屋の暗証番号で正面玄関を開けることも可能なので、保健所から毎日 正面玄関の暗証番号を変更するよう指導があった場合でも、手間がかかりません。
スマートチェックイン導入で得られるメリット
人件費を抑えやすい
フロントスタッフが毎回精算対応や領収書発行を行う必要が減るため、少人数でも回しやすくなります。繁忙時間帯だけフロント対応を厚くし、それ以外は最小人数で運営するなど、シフト設計の自由度も上がります。
チェックインの待ち時間を減らしやすい
事前精算が済んでいれば、来館時に必要な案内だけで済むため、フロントの滞留を減らしやすくなります。特に連休や大型イベント開催時など、到着が集中する日には大きな効果が期待できます。
無人・省人運営に近づける
人が対応しなくてもよい工程を増やせるため、将来的な無人化や夜間省人化への足がかりになります。今は有人運営の施設でも、まずは事前精算から始めることで段階的にDXを進めやすくなります。
設備投資の失敗リスクを抑えやすい
高額な専用機を先に導入すると、運用に合わなかったときのダメージが大きくなります。まずは機器不要の仕組みで試し、必要に応じて段階的に拡張するほうが、失敗しにくい進め方です。
導入前に確認したい注意点
スマホが苦手なお客様への配慮
無人ホテルでチェックインする場合、高齢のお客様の操作が不安かと思います。
このような動画を作成されるか、この動画をホームページに埋め込み または リンクを貼る方法があります。
電話で問い合わせがあった際に、ホームページをご案内しているホテル様もいらっしゃいます。
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