インポートについて(宿泊予約情報、顧客データを既存システムから移行する方法)

初期導入作業

ステイシーでは宿泊予約情報、顧客データの取り込みが可能です。
現在お使いのフロント会計システム、顧客管理ソフトがcsv出力に対応していれば、既存の顧客データを取り込みいただけます。

インポート機能は、画面上部のマスタ設定を選び、「インポート」→「インポート」を選択ください。

【2019/8/29】インポート機能のソフト変更を実施しました。テンプレートが変更になっております。新しいテンプレートをダウンロードください

既存システムからの移行 インポート

インポートの注意事項

1)インポート画面よりテンプレートをダウンロードし、1行目に記載されている項目名の並び通りに元データをコピーしてください

2)初めてインポートする場合は、項目名の間違いや必要なデータが不足していて、自動的にご希望の表示にならないケースがあります。
(その場合は、手動で予約情報の修正が必要になります)

一度に全てのデータをインポートせず、まずは1・2件程度インポートしてご確認ください。

データの並び方を間違えているなどで削除したい場合でも顧客データの一括削除機能はございません
何千件ものデータを間違って登録された場合、1件ずつ手作業で削除操作を行っていただく必要がございます。

※全ての顧客データおよび予約データ削除でしたら弊社で一括削除操作は可能でございますので、お問い合わせくださいませ。
(運用開始後の一部分のデータ削除はいたしかねますので、インポートは運用開始前に実施の程お願いいたします。)

※一括削除は、有料契約のお申し込みをいただいた後または契約中の施設のみ対応させていただきます。
ご連絡いただいてから、削除までに最大で5営業日いただいております。
また削除する日時の指定はいただけません。

ご依頼をいただいた日から5営業日までのいずれかタイミングで削除いたします。
余裕をもってご連絡くださいませ

3)データ量が多い場合は、ブラウザのタイムアウトにより取込できない場合があります。その場合は件数を減らして複数回に分けてインポート操作を行ってください(一度にアップロードするデータは1400件以下を推奨します。なお文字数が多い場合などは1400件でも途中でインポートが中断されることがございます。目安は3分以内していれば問題ありませんが5分以上経過しても完了していなければデータが多いとお考えください)

4)データの読み込みを開始してもすぐに顧客管理にデータが反映されません。読み込みの進捗状況が表示されますので、全て読み込みされるまで
お待ちください。

5)データの読み込みは新しいデータから読み込みください。
同一顧客(名前、電話番号が一致)している場合、住所等顧客情報は先に読み込みしたデータが優先されます。

6)電話番号は数字だけですとcsvファイルでは1文字目の0が消えてしまいます。06-1234-5678 のようにハイフンを入れてください

7)グーグル スプレッドシートからcsvファイルを作成した場合 文字コードが utf-8で作成されます。
ステイシーは初期設定では文字コードはS-JISで読み込む設定になっていますのでutf-8に変更ください

8)過去の宿泊情報の確認や利用金額の合計確認などの目的としてご利用ください
未来の予約情報をインポートされた場合は、手作業で修正・追記いただく項目が
生じるケースがあります。

9)インポート作業を弊社にて実施する場合は有料にて対応させていただきます。ご希望の方はお問い合わせくださいませ

インポートの必要項目

インポートする際に最低限下記を入力することをオススメします。

・利用開始日 :チェックイン日です。顧客データの取り込みだけで予約情報が不要であれば、2018-01-01 とするなど適当な日付を入力ください
(同一日でデータが問題なく取り込みできる目安は5000件となります。
それ以上データがある場合は 2018-01-01で5000件、2018-01-02で5000件などのように分けてください。

※ 同一日に5000件登録する推奨件数はインポート処理を正常に実行するための推奨となります。
お客様環境で該当日の客室一覧ページが見れる保証はございません)

・予約名   :お客様の名前です(姓と名の間は1文字スペースを入れてください。全角・半角どちらでも可)

・室数    :予約情報として表示したい場合は半角で 1 など室数を入力ください

・部屋名   :予約情報に元々アサインしている客室がある場合はステイシーに登録した部屋名「101」 などを入力ください。
   ※部屋タイプではありません。
   ※未入力の場合と部屋が存在しない番号・文字の場合は、未割り付けに表示されます。
   ※なお2泊目以降は未割り付けとなります。
(予約情報が1行になっているため2泊目以降が 同じ部屋に宿泊するのか、別の部屋に宿泊するのか判別できません。
そのため1泊目と同じ部屋に設定してしまうと適切ではない可能性があるため未割り付けとさせていただいています)

・電話番号1(TEL1):ご登録がない場合は 1111 など存在しない番号で登録をお願いします。
電話番号が空白の場合は予約一覧には登録されますが顧客一覧には登録されません。
※TEL2は空白でも大丈夫です

データの注意事項

1)下記には文字を入れないでください
・予約通番
・利用開始日
・泊数
・宿泊料金
・付帯料金
・入湯税
・入金合計
・利用総人数
・取消日
・FAX番号
・郵便番号

※予約全体が取り込めない、他の項目や予約の情報によっては部分的に取り込めないなど正常動作しないケースがあります。

2)宿泊料金
入力する場合は、合計料金を入れてください。単価には 宿泊料金÷泊数÷人数 が登録されます。
空欄でも登録されます。

3)予約通番
登録済みの予約と予約番号と重複していると、その予約は取り込みされません。

※すでに取込しているインポートデータ、手入力の予約、サイトコントローラからの予約など全ての登録済みデータ

4)商品名
Stayseeのマスタ設定で登録している「基本商品」の文字と完全に一致させてください
(空白の有無。全角・半角など)

インポートできる項目

下記のデータを取り込みすることが可能です。こちらに記載ないものにつきましては
フロント備考など備考欄で代用をお願いいたします。(項目のカスタマイズや追加などはできません。ご了承願います。)

なお1予約につき1項目の取り込みとなりますので、複数の商品登録など複数項目の登録はできません

予約通番
利用開始日
泊数
予約名(姓と名の間はスペースを1文字入れてください)
予約名かな(姓と名の間はスペースを1文字入れてください)
電話番号
FAX番号
郵便番号
住所
メールアドレス
会社名
商品名
宿泊料金
付帯料金
入湯税
入金合計
入金金種
扱い先
到着時刻
出発時刻
利用総人数
フロント備考
会計備考
飲食備考
部屋名
室数
取消日

文字数

基本は最大50文字です。数値以外はテキスト形式でご登録ください
(電話番号はテキスト形式でないと 一文字目の0が消えてしまいます。ご注意ください)

なおこちらの仕様は予告なく変わることがございます。
ご了承くださいませ。

また文字数の仕様はステイシー全体の仕様と同一のため
文字数制限についてはカスタマイズは行えません。ご了承願います。

以下の項目については50文字以上の文字が取り込み可能です。

●255文字の項目
商品名(ただし、マスタ設定で登録されている基本商品に限ります)

●100文字の項目
扱先(ただし、マスタ設定で登録されている扱先に限ります)

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