ホテルの運営に必要な宿泊予約の管理。現在ではPMSとよばれるホテルシステムを使っているホテルが一般的です。
インボイス対応した請求書・領収書を発行するために紙台帳（宿帳）をやめてホテルシステムの導入されるホテル様も増加しています。
また、ランニングコストが高いホテルシステムやサーバー・パソコンの老朽化による更新費用が高額のため安価なシステムに乗り換えを検討しているホテルや、新規ホテル開業されるホテルも多数いらっしゃいます。
そのような方々から、ホテルシステムの比較項目についてよく質問いただく内容・ポイントをまとめました。
ホテルシステム（PMS）とは
ホテルの客室は、様々なお部屋タイプがあるホテルが多いです。
シングル、ツイン、ダブル、洋室、和室、特別室、キャンプサイト、グランピングなど、タイプが違うお部屋に、宿泊者が希望する部屋タイプごとに残室（在庫数）、どなたが宿泊されるか部屋の管理が必要です。
宿泊管理を行うシステムがホテルシステム（PMS)の主な機能です。
他にも
・領収書発行
・チェックインカード（レセプションカード）発行
・入金管理
・売上管理
は一般的にどのPMSでも持っている機能です。
ただし、この後紹介する機能については、機能の有無や機能を利用するために追加費用が発生する。
使い勝手が良い、悪いなどがあります。
クラウド型・サーバー（オンプレミス）型
以前は、事務所にサーバーを設置し、フロントや事務所にパソコン（クライアント端末）を数台設置するものが一般的でした。
２０１０年代からは、ホテルシステムでもクラウド型というサーバーはサービス提供会社が準備したものを使い、ホテルにはパソコンやタブレット端末のみ設置する方式が登場しました。
オンプレミスのメリット・デメリット
サーバーをホテル内に設置する場合、ホテルシステムの提供会社でも顧客情報にアクセスできないようにすることが可能です。
そのため国などの公共機関が運営する宿泊施設など情報の秘匿性が高度に求められる施設には向いています。
また専用ソフトを使うため、数百室ある大規模ホテルで一斉にチェックインがある。
複雑な検索や大量のデータ分析処理を行いたい場合でも、処理することが可能です。
デメリットとして、windows8やwindows10のサポート終了によりサーバーやパソコンの更新が必要になり、そのための更新費用が数百万円から１０００万円以上になるケースがあること。
機器が故障した場合に使えない期間が発生する可能性があることなどがあげられます。
クラウド型のメリット・デメリット
サーバーはホテルシステム会社で準備するので、ホテルは一般的なパソコン（windowsやmac)を用意するだけでよいです。
また、Googleクロームなどのブラウザで動作するものが多く、同時に利用できる端末数が多くなっても安価で導入・利用できます。
一般的なホテルであれば機能面はオンプレミスと比較しても同等なホテルシステムもあります。
ソフト更新もホテルシステム会社で変更すれば、自動的に新しいバージョンのソフトが利用できるメリットがあります。
デメリットは他のホテルとサーバーが共用のため、サーバーのスペックや通信速度が速いか遅いかはホテルシステムによって異なるため、実際に使ってみると速度が遅くてストレスを感じるという可能性もあります。
ホテルシステム 比較ポイント
ホテルシステムの比較ポイントについて、よくご質問いただく項目についてホテルシステム Stayseeのケースを紹介します
使いやすさ
ホテルシステムのタイプとして大きく２タイプあるかと思います。
・ホームページのようなシンプルなデザイン
・オンプレミス時代の画面デザインを踏襲
ホテルシステムは１９８０年代から登場しています。windwosやmacもなかったころ。
画面スクロールという考え方はなかったので、１枚の画面いっぱいに大量の情報を表示しているシステムが多かった時代です。
クラウド型（Googleクロームなどで使うタイプ）については、ホームページのように上下にスクロールするものが多く
１枚の画面に小さな文字で詰め込むのではなく、見やすいレイアウトにすることが可能です。
クラウド型の中でも機能数についてはオンプレミスを踏襲した多機能型のものもあれば
必要な機能に絞ったシンプルなものもあります。
Stayseeは旅館・ビジネスホテルでも必要な機能は網羅していますが、ほとんど使われることがないようなマニアックな機能については設けていません。
またパートやアルバイトの方でもすぐに使えるように、パソコンでネットショッピングをしたことがある人なら使えるような操作性となっています。
機能が多すぎるPMSだとボタンを探すのが難しい、何かをしたいときに、どのボタンを押せばよいのか分からなかったので、ステイシーはシンプルで使いやすいと言っていただけることもあります。
チェックイン対応の効率化・ペーパーレス
ホテルを運営していて困ることの１つに大量のチェックインカード（宿泊者台帳）の保管場所でしょう。
そのため、ペーパーレスのシステムを探しているホテル様も多いです。
最近流行りのＤＸ化ということもあり、
自動精算機やタブレットにサインをしてデータで保管することは多くの地域の保健所に認められています。
（一部地域の保健所では認められていません）
Stayseeではipadを使ってお客様に署名をいただき、Stayseeで保存することが可能です。
サイトコントローラとの連携のしやすさ
自社予約サイト、楽天トラベル、じゃらんなど複数のOTAで販売することは、室数が少ないホテルでも一般的です。
できるだけ販路を広げる方が閑散期でも稼働率を高めることができます。
ネットでの予約はサイトコントローラを経由してホテルシステム(PMS）へ送られます。
2WAYという機能を使えばPMSの在庫数を自動的にサイトコントローラに反映させることもできます。
なおサイトコントローラ専門メーカーではなく、PMSがサイトコントローラ機能を持っている会社もありますが
対応しているOTAが多くありません。
予約が届くスピードや在庫・料金反映のスピードが専門メーカーと同等でオーバーブッキングのリスクが少ないのか、よく調査した方がよいでしょう。
またPMSメーカーによっては、楽天などでプランを作ると、PMSでもプランの登録作業を行う必要があるものがあります。
登録作業はPMSメーカーへ依頼が必要な場合と、ホテルスタッフが行う必要があるものがありますが、いずれも作業完了前には予約が取り込めないデメリットがあります。
ステイシーは予約が入ってきた場合に必要に応じて設定すればよいので、登録作業を行う負担が少なく、設定項目も少ないことから簡単に設定いただけます。
ネット予約の自動部屋割り付け（アサイン）
ネットから予約が入ってきた際に、自動的に予約された部屋タイプに予約を登録する（アサインする）機能です。
この機能を持っていないPMSもあります。
Stayseeは登録された部屋タイプに自動的にアサインします。
厨房スタッフ、調理場での使いやすさ
PMSには宿泊特化型施設向けのものと、食事を提供しているホテル・旅館にも対応したPMSがあります。
宿泊特化型のPMSの場合、予約された料理の集計機能や料理売上の管理機能がないものがあります。
Stayseeは部屋食を出している旅館でも使っていただける機能が充実しています。
顧客管理
顧客管理機能はどのPMSにもあることでしょう。
リピーターの表示機能があるPMSも多いでしょう。
Stayseeは電話番号を基準にして同一の顧客であるか判断し、過去の予約情報と紐づけすることが簡単に行えます。
分析機能・経費管理
規模が大きなホテルや複数ホテルを運営している場合など売り上げ・経費の状況を分析・報告するケースは多いと思います。
分析機能といってもメーカーの考えで作られたものと
ホテル・旅館のアドバイスを受けて作られたものでは、数字の見やすさが違うことでしょう。
Stayseeではホテル旅館グループで使われている経営会議資料を参考にし、またアドバイスを受けながら必要な項目のみ表示し、
重要度が低い情報はカットすることで視認性を高めています。
レベニューアシスタントシステム
レベニューマネジメントを行う際に需要を把握することが大切です。
Stayseeでは在庫の増減（予約の増加・減少）を見る機能が近日リリース予定です。
清掃管理
清掃スタッフや清掃業者を、お部屋の清掃指示書の作成をエクセルなどで日々されている場合、
PMSを使うと、自動的に清掃指示ができる一覧表やアプリで指示することが可能です。
清掃に関する帳票があるPMSを選ぶと日々の作業が楽になることでしょう。
Stayseeでは紙で印刷するクリーン帳票と
清掃アプリを使って、リアルタイムに清掃状況の確認や忘れ物の写真撮影・確認が行えるものを提供しています。
自動精算機・セルフチェックイン
室数が多いホテルでは、チェックイン時にお客様が行列になるホテルもあるかと思います。
精算を自動精算機で行えば、フロントスタッフの人数が少なくても、お客様をお待たせする時間が短くなり、口コミの点数低下を防ぐことができるかもしれません。
他社システムとの連携
PMSメーカーだけですべての機能を持っているメーカーは現状ありません。
使いたいサービス・製品があっても連携できないと利用できないか、少し不便になるケースもあるでしょう。
公開ＡＰＩなどで各社と連携できる仕組みがあれば、多くのメーカーと連携できる可能性があります。
自社ホームページでの予約
ＰＭＳとお客様が予約できるシステムをセットで提供しているメーカーもあります。
予約番、予約PROに代表されるホテル・旅館の宿泊予約の専門メーカーもあります。
また楽天トラベルの提供するR-WITH、じゃらんNETの提供するじゃらんホームページダイレクトでは無料で利用が可能です。
自社ホームページとPMSは別々の会社で契約する方が、どちらかに何か問題があった際に乗り換えをしやすいという考えもあります。
なおPMSと自社ホームページサービスが別会社の場合、サイトコントローラを経由して予約の取り込みが必要にはなります。
ただ、室数が少なくても通常 自社ホームページだけで販売される宿泊施設様はいらっしゃらないのでサイトコントローラは必須です。
初期設定の簡単さ
初期設定をメーカーのエンジニアが行うことが必須のメーカーと、お宿様にて設定が可能なメーカーがあります。
ステイシーは基本的な設定が登録されているので、お部屋番号やドリンクなどの料金を登録するような簡単な設定作業なのでお宿様に行っていただけるようにしています。
最短２時間で運用を開始されたホテル様もいらっしゃいます。平均的には半日から８時間程度で設定を終えられているようです。
お試し利用期間
プレゼン資料ではなく、実際に使ってみて、操作感や表示のされかた。
画面が表示される速度を確認することは大切でしょう。
１か月間無料で使えるメーカーは多いので、試してみることをオススメします。
月額利用料金
月額利用料金はホテルシステムによっては部屋数によって増額されます。
またオンプレミスの場合は、利用料金と別に保守料金やコールセンター利用料が必要です。
初期費用も５０万円から３００万円。パソコン１台あたり２万円以上の費用がかかるものもあります。
また月額費用にはサイトコントローラとの連携費用が含まれていないものが多いです。
Stayseeはアドバンスプランであればサイトコントローラ費用も含まれています。
また何室利用いただいても料金が同一なので、客室管理だけでなく、レンタサイクル、駐車場、宴会場、カラオケ、会議室などの予約管理にも使っていただきやすいです。
また初期費用は０円となっています。
サポート体制
機器の販売を行っているメーカーでは２４時間３６５日対応している会社もあります。
ただし、深夜の対応をしてもらうためには、月額料金が追加がかかるケースが多いです。
サポートを電話で行っているメーカーと、メールや問い合わせフォームのみで行っているメーカーもあります。
操作や多機能のPMSでは電話によるサポートがないと文章で問い合わせするのが難しいケースで困るかもしれません。
まとめ
ホテルシステムでよくご質問いただく比較項目について、弊社の考えとステイシーの対応状況・機能について記載させていただきました。
文章では伝わりづらい部分があるかと思います。
Stayseeは一か月間無料で使っていただけますので、実際に使っていただき検討いただければと思います。
無料お試しいただいても、一か月経過後に費用が発生することはありません。
クレジットカード番号の入力は不要でお使いいただけますので、ご安心くださいませ
※本記事で紹介しているStayseeの機能はオプション機能も含めて説明しております。
分析機能、清掃アプリについては無料お試しいただくことが可能です。
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