セルフオーダーシステムで業務負担を軽減したい！導入のメリット・デメリットを解説

1 はじめに
2 セルフオーダーシステム導入のメリット
3 セルフオーダーシステム導入のデメリットと対策
4 セルフオーダーシステムの選び方
5 セルフオーダーシステム導入時のポイント
6 まとめ
7 PMSと連携可能なセルフオーダーシステム

はじめに

近年、ホテル業界でも非接触化が進んでおり、その一環としてセルフオーダーシステムの導入が注目されています。このシステムにより、宿泊客が手軽に注文を行える一方、スタッフの業務負担も軽減できるため、ホテル経営において大きなメリットがあります。しかし、一方で導入には初期費用やトラブル対応といったデメリットも存在します。本記事では、セルフオーダーシステムの導入メリットとデメリット、さらに導入時のポイントなどについて詳しく解説します。

セルフオーダーシステム導入のメリット

宿泊客の利便性向上！手軽に注文が可能に

セルフオーダーシステムを導入することで、宿泊客はスタッフを介在することなく食事やルームサービスを注文できるようになります。従来のように電話やフロントでの依頼が不要となり、スマートフォンやタブレットを使っていつでも手軽に注文ができるため、顧客満足度が向上します。また、言語の問題もシステムが自動翻訳機能を備えていれば解消され、外国人観光客にも便利です。

スタッフの業務負担軽減！注文受付の手間を削減

ホテルのスタッフは、特に繁忙期には宿泊客の要望に応えるための対応に追われがちです。しかし、セルフオーダーシステムを導入することで、スタッフは手動で注文を受け付ける必要がなくなり、その分他の業務に集中できるようになります。結果的に業務効率の向上につながり、より質の高いサービスを提供できるようになります。

人件費削減！コスト削減に貢献

セルフオーダーシステムの導入によって、注文受付に必要なスタッフの数を減らすことができます。特に長時間の受付対応が必要なホテルにとって、深夜や早朝のオペレーションコストを抑えることができるため、結果的に人件費の削減につながります。また、リソースを効率的に配分することで、無駄なコストを削減し、経営の安定にも寄与します。

セルフオーダーシステム導入のデメリットと対策

初期費用がかかる

セルフオーダーシステムの導入には、システムの設置やソフトウェアのライセンス費用など、初期費用がかかることがデメリットとして挙げられます。しかし、長期的な視点で見ると、人件費の削減や業務効率の向上によるコスト削減効果が期待できるため、初期投資は将来的なリターンを見込めるものといえます。また、導入プランや利用形態に応じた柔軟な価格設定を行うベンダーも増えているため、事前に十分なリサーチを行い、適切な選択をすることが重要です。

システム導入の手間がかかる

新しいシステムを導入する際、設置やシステム構築に時間がかかることがあります。特に、既存の業務プロセスとの統合が必要な場合、準備段階での手間が大きくなる可能性があります。しかし、導入前にしっかりとした計画を立てることで、スムーズな導入が可能となります。また、ベンダーからのサポートを受けつつ段階的にシステムを導入する方法も有効です。

導入後のトラブル対応

システム導入後に予期しないトラブルが発生することもあります。例えば、システムの不具合や障害によって、宿泊客が利用できなくなる事態が生じることがあります。そのため、導入後のトラブル対応策を事前に考えておくことが重要です。信頼性の高いサポート体制を提供しているベンダーを選び、定期的なシステムメンテナンスを行うことで、トラブルのリスクを最小限に抑えることができます。

セルフオーダーシステムの選び方

ホテルの規模やサービス内容に合わせたシステムを選ぶ

セルフオーダーシステムは、ホテルの規模や提供するサービス内容に応じて最適なものを選ぶことが重要です。大規模なホテルであれば、複数の機能が備わった包括的なシステムが必要かもしれませんが、小規模な宿泊施設ではシンプルで低コストなシステムが適している場合もあります。また、食事のオーダーだけでなく、その他のサービス（例：スパ、クリーニング）の注文にも対応できるシステムを検討することが求められます。

機能性だけでなく、導入後のサポート体制も確認

システムの導入にあたっては、その機能性だけでなく、導入後のサポート体制も重要な要素となります。システムに問題が発生した際に迅速に対応してもらえるか、また、アップデートやメンテナンスがどの程度行われるかを確認することが大切です。

セキュリティ対策も万全に

ホテル業界では、宿泊客の個人情報やクレジットカード情報など、機密性の高いデータを扱うことが多いため、セキュリティ対策は非常に重要です。セルフオーダーシステムを導入する際には、データの暗号化や不正アクセス防止機能など、しっかりとしたセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。また、セキュリティインシデントが発生した場合の対応策についても事前に話し合っておくことが重要です。

セルフオーダーシステム導入時のポイント

スタッフへの丁寧な説明と教育

セルフオーダーシステムの成功には、スタッフへの丁寧な説明と教育が不可欠です。新しいシステムを導入する際、スタッフがそのシステムを正確に理解し、スムーズに操作できるようにすることが重要です。定期的な研修や実践的なトレーニングを行い、スタッフがシステムに精通できる環境を整えることが、サービスの質を維持する鍵となります。

宿泊客への周知徹底

システムを導入する際には、宿泊客にも新しいサービスを理解してもらう必要があります。特に、セルフオーダーシステムの使い方や利便性についてしっかりと説明し、宿泊客が自信を持って利用できるようにサポートすることが大切です。チェックイン時や客室内の案内に加え、デジタルサイネージや説明ビデオなどを活用することで、顧客の理解度を高められます。

定期的なシステムの見直しと改善

セルフオーダーシステムを導入した後も、定期的にシステムの見直しと改善を行うことが重要です。顧客やスタッフからのフィードバックを活用し、システムの不具合や不便さを解消していくことで、さらに快適なサービス提供が可能となります。また、技術の進化に伴い、新しい機能や改善点を取り入れることで、競争力を維持し続けることができます。

まとめ

セルフオーダーシステムの導入は、宿泊客の利便性向上やスタッフの業務効率化に大きく寄与しますが、初期費用やトラブル対応などの課題も存在します。導入前には、適切なシステム選びや事前準備を徹底し、導入後もサポート体制の整備やシステムの見直しを行うことで、成功に導くことができます。ホテル業界が今後さらにデジタル化を進める中で、セルフオーダーシステムの導入は重要な要素となるでしょう。

PMSと連携可能なセルフオーダーシステム

セルフオーダーシステムがPMSと連携されることにより、宿泊客の追加注文をPMS上に部屋付けすることが可能になります。たとえば、PMS「Staysee（ステイシー）」は、セルフオーダーシステム「QR Order」と連携ができます。セルフオーダーシステムとの連携により、一人ひとりのスタッフの負担を軽減しつつ、宿泊施設の業務効率化と顧客サービス向上を実現するオペレーションの構築をお手伝いします。