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ホテル管理システム（PMS）とは？機能・導入メリットを解説｜業務効率化のポイント
目次
本記事では、ホテル管理システム（PMS)の主な機能・具体的な効果・システムの選び方を解説したうえで、幅広い業態で活用できる、おすすめのPMSシステムもご紹介します。
「PMSシステムの導入費用って高そう……」
「スタッフがPMSシステムを操作できるのか不安……」
このようにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
1.ホテル管理システム（PMS）とは？
PMSとは「Property Management System（プロパティ・マネジメント・システム）」の頭文字をとった単語です。
「ホテル管理システム」「ホテル予約管理システム」などと呼ばれることもあります。
予約管理、部屋割り、会計管理、帳票管理、売上情報の出力など便利な機能を備えており、ビジネスホテル・旅館・ゲストハウスなどさまざまな形態の宿泊施設で活用可能です。
昨今は、サイトコントローラー機能を備えたPMSもあり、旅行予約サイトと連携し、宿泊情報を一元管理できる製品も増えています。
なお、PMS、ホテル管理システム、宿泊管理サービスの「Staysee（ステイシー）」なら、必要な機能がそろったスタンダードプランを1ヶ月間無料で利用可能です。
面倒な作業なしで簡単に導入できるため、ぜひお気軽にお試しください。
1-1.PMSの主な機能
PMSの機能は製品によって異なりますが、主に、以下のように便利な機能を備えています。
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機能 |
主な概要 |
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予約管理 |
お客様の予約情報の入力／残室の管理 |
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顧客管理 |
電話番号、氏名などのデータ／アレルギー情報など |
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チェックイン、チェックアウト機能 |
チェックイン・チェックアウトを行う |
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サイトコントローラーとの連携 |
旅行予約サイトと連携し、リアルタイムで情報を反映／販売商品の管理 |
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売上・経費分析 |
売上、稼働率、経費などのデータを集計し経営状況を把握／レポートの出力 |
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清掃管理 |
空室の清掃情報のリアルタイム管理／清掃員との連携／忘れ物などの登録など |
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そのほか決済やSMS送信などの便利機能 |
決済、お客様へのSMS送信、会計、貸出備品の管理などの便利機能 |
PMSでは、これらの機能を一元管理できます。
宿泊施設にシステムを導入する際は、自社にとって必要な機能がそろっているかを確認することが大切です。
1-2.ホテル管理システムの形態
昨今のPMSは、クラウド形式のサービスが主流です。
契約完了後にアカウントIDとパスワードを作成するだけで、すぐにサービスを利用できます。
インターネット経由でサービスが提供されるため、アップデートなどがあった際にもスピーディーな対応が可能です。
また、客室数の多い大規模なホテルでは、オンプレミス型のPMSが利用されるケースも。
オンプレミス型の場合は、システムやインフラの構築を、自社あるいは外注によって行うため、カスタマイズ性が高い点が特徴です。
反面、高額な初期費用がかかり、導入や初期設定に手間と労力がかかるといったデメリットもあります。
1-3. ホテル管理システム導入の費用目安
PMSの導入に必要な費用は、システムや宿泊施設の規模によって大きく異なります。
例えば、100室以下の中小規模向けのPMSは月額3万円前後～、大規模施設向けに開発されたPMSの場合は月額数十万円以上が目安とされています。
クラウド型のサービスを利用することで、上記の相場よりもさらに金額を抑えることが可能です。
予算や使い方に併せて選択しましょう。
2.ホテル管理システム（PMS）導入の必要性｜多くのホテルが抱える悩みとは？
PMSの導入を検討する宿泊施設では、施設の管理コストのほか、さまざまな課題や悩みを抱えているケースがあります。
その中でもよくある悩みは、複数の旅行予約サイトへの参入にともなう、人的な負担の増加です。
旅行予約サイトは、今や宿泊施設の集客に欠かせないサービスとなっていますが、一方で、各サイトの空室情報、料金設定などの管理に、手間と時間がかかるというデメリットもあります。
また、オーバーブッキングやダブルブッキングのリスクに悩む施設も少なくありません。
PMSは、このような課題や悩みを解決するのに役立ちます。
2.ホテル管理システム（PMS）導入によるメリット・解決できる課題
PMSの導入による、具体的なメリットをお伝えします。
1. 業務効率化が期待できる
2. 顧客満足度が向上する
3. コスト削減につながる
いずれも宿泊施設の運用にあたって、重要なメリットばかりです。
施設の現状と合致するメリットが1つでもあれば、ぜひPMSの導入を前向きに検討しましょう。
2-1.業務効率化が期待できる
先述したように、PMSは、予約、顧客情報、売上、経費、備品など、あらゆるデータを一元管理できます。
製品によっては清掃員との清掃状況の連携や、決済システムとの連携が可能なものも。
また、旅行予約サイトと連携が可能なシステムも増えており、システムの導入によって大幅な業務効率化が期待できるでしょう。
データ分析や、スタッフ間での情報共有も、スムーズに行えます。
このように、PMSはさまざまな側面で業務効率化を助けてくれます。
2-2.顧客満足度が向上する
PMSに集約された機能により、チェックイン、チェックアウト、清算の一連の流れがスマートに行えるようになります。
そのほかにも、システムを通して、アレルギーや過去のクレームなどを含む顧客情報をスタッフ間で共有し、スムーズな対応が可能に。
データ分析機能は、サービスの改善や経営状況の把握のために役立つ重要な機能です。
的確なデータ分析ができるようになれば、サービスの振り返りや改善もしやすくなります。
顧客満足度の向上に繋がる機能は、PMSによってさまざまです。
例えば、PMSの「Staysee」で連携できるセルフオーダーサービスでは、スマートフォンから簡単に食事メニューなどを注文することができます。
Stayseeならではの便利機能を多数そろえているため、PMSの導入をご検討中の方はぜひお試しください。
2-3.コスト削減につながる
PMSの導入によって宿泊施設の効率的な運用が可能となり、余計なコストの削減につながります。
とくに人的コストの面でメリットが大きく、施設の経費削減はもちろんのこと、従業員の業務負担が軽減されることで、モチベーションの維持や、間接的なサービス改善も期待できるでしょう。
3.自社に最適なホテル管理システム（PMS）の選び方
PMSは製品によって機能も価格も異なります。
システムの選び方においては、以下のポイントを押さえ、自社に最適なPMSを選択しましょう。
1. 予算に見合っている
2. 誰もが使いやすい
3. 必要な機能がそろっている
これら3つのポイントについて詳しくお伝えします。
3-1.予算に見合っている
新たなシステムを導入するうえで、予算に見合った製品を選ぶことはとても重要です。
どれほど魅力的な製品でも、経費を圧迫してしまっては継続的な利用が難しくなります。
料金プランや価格は、各社の製品によってさまざまです。
システム導入をお考えの際には、無理のない予算を算出することからはじめましょう。
なお、Stayseeなら、月額980円から導入が可能です。
1ヶ月間の無料体験を通して、便利で実用的な機能を実感してみませんか。
3-2.誰もが使いやすい
PMSを選ぶ2つ目の基準は、使いやすい操作感です。
宿泊施設では、受付や運用などをアルバイトのスタッフが行うことも想定されます。
パソコンやタブレットの操作に慣れていない方でも、直感的に操作できる製品を選びましょう。
操作、機能面ともに使いにくい製品の場合は、業務ミスに繋がる可能性も。
PMSは、業務において頻繁に利用するメインシステムとなるため、使いやすさも重要です。
3-3.必要な機能がそろっている
PMSに求める機能は、自社の課題や悩み、宿泊施設の規模などによってさまざまです。
自社の宿泊施設に必要な機能を洗い出してから、製品の機能をチェックすることをおすすめします。
本記事の冒頭で、PMSに備わる基本的な機能をお伝えしましたが、全てのシステムにそれらが搭載されているとは限りません。
また、料金プランによって使える機能が異なることもあるため、予算と照らし合わせることも大切です。
なおPMSに備わる基本的な機能において、注目すべきポイントは、以下のとおりです。
3-3-1.予約管理や売上登録などの基本機能
予約管理や売上登録はPMSのメイン機能であり、基本的にはどのシステムにも搭載されています。
このような基本機能においては、自社が必要とする機能であるかが、とくに重要です。
例えば連泊の予約を受けた際に、自動で同じ部屋を押さえてくれたり、連泊用の料金が自動で適用されたりするなど、臨機応変に対応できる機能が搭載されていると望ましいでしょう。
3-3-2.データ管理・出力機能
売上高や経費、顧客名簿などをPMSで一元管理できれば、経理や顧客管理作業を効率化できます。
データ管理、分析機能が備わっている場合は、ExcelやCSVへの出力に対応しているかをチェックしましょう。
各種アプリケーションに出力できれば、印刷やデータの保管なども簡単です。
3-3-3.旅行予約サイトとの連動
現時点で旅行予約サイトへ加盟していない場合でも、後のことを考え、PMSに旅行予約サイトとの連携・連動機能があるかどうかをチェックしておきましょう。
旅行予約サイトとの連携・連動は、集客や予約管理を効率化する側面でとても重要な機能といえます。
また、すでに旅行予約サイトへ加盟している場合、どの旅行予約サイトと連携できるのかも重要です。
3-3-4.ホテルの規模に適している
PMSはホテルの規模（客室の数・提供するサービスのバリエーションなど）によっても異なります。
大規模な施設の場合は、複雑なルームタイプに対応できるかや、レストランなどの付帯サービスに適応できるかが重要なポイントとなるでしょう。
また、中小規模の宿泊施設においては、必要な機能がコンパクトにまとまっており、高いコストパフォーマンスを発揮できるシステムであることが望ましいです。
4.無料体験が可能なPMS「Staysee（ステイシー）」
導入するPMSでお悩みの方や、PMSを試してみたい方には、無料ではじめられるPMS「Staysee（ステイシー）」がおすすめです。
予約管理、顧客管理・客室管理、売上管理など、必要な基本機能がそろっています。
また、チェックインアプリ、帳票機能、複数施設の管理、スムーズな決済を実現するSquareターミナル連携など、便利な機能も低コストで導入が可能。
親しみやすいインターフェースで、パソコンやタブレット操作に慣れていない方はもちろん、初めてのシステム導入にもおすすめです。
Stayseeは、1ヶ月間の無料体験期間があります。
システム選びでお悩みの方は、ぜひ一度お試しください。
4-1.ホテル管理に便利な「Staysee」の導入事例
THE STEEL HOUSE様の導入事例をご紹介します。
自社のブライダル式場を兼ね備えたデザイナーズホテルにて、Stayseeを導入。
3年以上ご利用いただいております。
Rooms Division堀内様へのインタビューでは、「ボタン1つでできる直感的な操作により、新しいスタッフにも教えやすく、すぐに馴染んでもらえる」と好評でした。
また「自動割り付け機能を使った客室のアサインや、宿泊者名簿、領収書など印刷物の一覧出力により、業務効率化に役立てている」とのことです。
「大きな不具合もなく、新機能やバージョンアップにも積極的であることから、新しい機能も随時活用している」と嬉しいお声をいただいています。
4-2.「Staysee」の簡単な導入方法
Stayseeはクラウド型サービスのため、簡単な情報登録のみで導入が可能です。
GoogleChromeブラウザを利用するため、インターネットに繋がっていればすぐに管理画面へアクセスできます。
システムを開発したり、パソコンやタブレットにシステムをインストールしたり、といった面倒な作業は必要ありません。
1ヶ月間の無料体験期間があるため、お気軽に新規登録または、お問い合わせください。
6.まとめ
宿泊施設を運営するうえでは、施設や顧客の管理にともなって、さまざまな悩みや課題が発生します。
そこで役立つのがホテル管理システム（PMS）です。
PMSは、予約、顧客情報、チェックイン・チェックアウト、清掃管理、売上・経費管理などの多彩な機能によって、業務効率化に役立ちます。
導入をお考えの場合は、自社の予算や必要な機能、施設の規模などを確認し、最適なPMSを選択しましょう。
導入するPMSでお悩みの方にはStayseeがおすすめです。
Stayseeなら、宿泊施設に必要な基本機能に加え、業務効率化と顧客満足度の向上を助けるオリジナルの機能を低コストで導入できます。
1ヶ月間の無料体験期間で、操作感や便利な機能をお気軽にお試しいただけます。