PMSの乗り換えは本当に大変なのか？

PMSの乗り換えは本当に大変なのか？

ホテル・旅館の運営に欠かせない「PMS（ホテル管理システム）」。業務の効率化や予約管理の簡便化を目的にPMSを導入している宿泊施設はどんどん増えていますが、その一方では「運営している施設のニーズにミスマッチである」「PMSの操作感があまりフィットしない」「ランニングコストが見合わない」といったケースも少なくありません。

そこでよく話題にのぼるのが“PMSの乗り換え”です。しかしながら、この“乗り換え”については、

• データの引き継ぎが大変そう
• サイトコントローラーとの再接続が面倒
• そもそもどうやって切り替えればいいの？

などの理由から、心理的ハードルが高く感じられ、敬遠される方も多いようです。

そこでこの記事では、PMSの切り替えに関する不安や疑問にお答えしながら、地道な作業は必要ながらも、
「実は、乗り換えはとてもシンプルにできる」という事実をお伝えします。

PMSの乗り換えが不安になる理由とは？

1. サイトコントローラーとの連携に失敗しそう

PMSとサイトコントローラーの連携がうまくいかないと、「予約が届かない」「在庫の確認ができない」といった深刻な状況が発生します。特に乗り換えのタイミングでは、「どちらのPMSと接続しているのか」「予約通知はどこに届くのか」が混乱しやすいポイントです。ただし、切り替えの日程をあらかじめ調整したうえで、連携作業を行うとスムーズに行うことができ不安も解消されます。また、実際にシステムの切り替えを担当するスタッフだけでなく、普段からシステムを操作するスタッフにも事前に周知しておくことを心がけましょう。

2. データの移行作業が面倒そう

「過去の予約データ」や「顧客情報」などを新しいPMSに入力するたいへんな作業が発生するのでは？という思いから、乗り換えを躊躇するケースも多いです。ただし、一部のサイトコントローラーを除いては、サイトコントローラー側から期間を指定し、PMS側へ予約の再出力ができます。再出力を行うことで、直接旧来のPMSに入力した予約データのみの入力だけに削減されます。また、旧来のPMSに予約情報をダウンロードできる機能があれば、新しいPMSにデータを合わせれば比較的容易に取り込めるケースも多いです。

3. サポートが受けられない／切替作業に業者が必要

「今のPMSベンダーに依頼しないと切り替えられない」「特別な設定作業や専門知識が必要」といった考えから、乗り換え＝一大作業というイメージをさらに肥大化させてしまうことがあります。

PMSの切り替えを「かんたん」に行うために

しかし、実際にはPMSの切り替えは、前もって切替日時を設定し、“やることリスト”で可視化しておくことで、その一大作業はスリムに、そしてよりかんたんに行えるようになります。ここでは、仮にPMS「Staysee (ステイシー)」に切り替える場合を例にお伝えします。

メーカーに依頼しなくてもOK

Stayseeでは、PMSの切替作業において切替依頼や立ち合い作業は不要です。Stayseeのアカウントを作成し、初期設定を済ませれば、施設のタイミングでいつでも切り替えが可能です。事前に旧来のPMSメーカーと、サイトコントローラーメーカーには切替日時を連絡しておきましょう。旧来のメーカー側に契約期間の縛りがある場合には、契約期間を考慮に入れた日取りを行いましょう。

もちろん、パソコン操作等で不安に感じられる場合には、有料の現地サポートも依頼できます。

契約の縛りなしで気軽に始められる

「とりあえず試してみたい」「実際の業務でどこまで使えるか見てみたい」という施設様も、契約の縛りがないので、まずは無料トライアルから気軽に使い始めることができます。事前にトライアルで予約以外の客室作成や商品作成を作成しておいて、予約を流し込むだけの状態にしておいてから、有料プランに契約して予約を取り込めます。

「並列で2つのPMSを接続」は絶対にNG

⚠ こんなケースに要注意！

• 今使っているPMSはそのまま使いながら、新しいPMSも試してみよう！
• サイトコントローラーはどちらにも接続…

このような状態で運用すると、次のようなトラブルが発生する可能性があります。

• 予約通知が旧PMSに入ったり、新PMSに入ったりしてバラバラに
• 部屋在庫が正しく合わず、オーバーブッキングの原因に

これを防ぐためには、「サイトコントローラーは、必ずどちらか1つのPMSと接続する」ことが大原則です。

PMS乗り換えのステップガイド（Staysee編）

Step 1：無料アカウントを開設

Stayseeの公式サイトからアカウントを作成。初期費用・月額料金は不要で、まずは試用可能です。

Step 2：客室タイプ・プランを登録

部屋タイプや商品マスタをStayseeに設定しましょう。

Step 3：業務シミュレーション

テスト予約を入力し、予約の登録方法や顧客台帳の確認などをチェックしましょう。

Step 4：有料プランに変更、サイトコントローラーの接続切替

旧PMSとの接続を解除し、OTAや予約サイトと連携しているサイトコントローラーをStayseeのみに接続します。

Step 5：運用開始

本格的な運用を開始。必要に応じて、設定や操作のサポートも受けられます。

このように、PMSを切り替えるとなると大掛かりなイメージを持たれがちですが、Stayseeを使えばスムーズに・自由に・リスク最小限で切り替えることが可能です。

とはいえ、1点だけはくれぐれも注意が必要です。

サイトコントローラーと接続するPMSは、必ず1つだけにしてください。

このルールさえ守れば、PMSの乗り換えはぐっと現実的な選択肢になります。ぜひ一度、Stayseeで「かんたん乗り換え」を体感してみてください。

Stayseeに切り替えることで得られる3つのメリット

1. 現場スタッフでも扱いやすい直感的なUI

Stayseeは「現場がすぐ使える」ことを重視して設計されており、複雑な操作や専門知識がなくても直感的に使えます。
新人スタッフやアルバイトの方でも即日対応ができるため、教育コストやミスが激減します。

2. スマートロックや自動精算機との連携で、無人・省人的な運営も可能に

Stayseeはスマートロック・セルフチェックイン機・自動精算機などの宿泊施設向けIoT機器と柔軟に連携可能です。
これにより、チェックイン業務の自動化や、夜間の無人対応、スタッフの省力化が現実的に可能になります。

3. 導入・解約のハードルがとても低い

Stayseeは「契約の縛りなし」「初期費用なし」「月額費用も低価格」なので、試してみて合わなければすぐやめることも可能です。
つまり、「合わなかったらどうしよう」という不安がなく、気軽にスタートできるのが他社PMSにはない大きな魅力です。

Staysee　1か月無料お試しはこちら