キャンセル料をきちんと回収したい！｜ホテルでの大変な業務を削減するためにできること

ホテル運営において、キャンセルポリシーの設定は欠かせない要素です。しかし、実際にキャンセル料を回収するプロセスには多くの課題があり、頭を悩ませているホテル経営者やスタッフも多いのではないでしょうか。

「キャンセル料が発生する予約を見逃してしまう」「請求しても支払ってもらえない」といった問題を解決するためには、適切なツールと仕組みが必要です。本記事では、キャンセル料回収の現状と課題を整理し、効率的な解決策として「Staysee」と「Payn」を活用する方法をご紹介します。

よくあるホテルのキャンセルポリシーとは？

キャンセル料の一般的な設定例

多くのホテルでは、直前のキャンセルによる損害を防ぐためにキャンセルポリシーを設定しています。たとえば、以下のようなキャンセルポリシーを設定されていることがよくあります。

• 1か月～2週間前：宿泊料金の10～30％
• 前日まで：宿泊料金の50～70％
• 当日キャンセル：宿泊料金の50～100％

このようなポリシーにより、キャンセルが発生した際に損失を最小限に抑えることができます。しかし、キャンセル料を実際に回収するプロセスは必ずしもスムーズではありません。

キャンセルポリシーを設定する意義

キャンセルポリシーを明確に設定することで、以下のようなメリットがあります：

• 収益の損失を最小限に抑える
• 顧客とのトラブルを防止する
• 経営の安定性を高める

しかしながら、ポリシーがあるだけでは十分ではなく、実務における運用面での課題を解消する必要があります。

キャンセル料回収における現状と課題

課題1：キャンセル料が発生する予約を見逃してしまう

サイトコントローラーとPMSを連携しているホテルでは、予約情報が自動的に管理されています。ただし、予約がキャンセルされると、その情報はキャンセル予約として取り扱われ、客室のアサインから外されます。この仕組み自体は便利ですが、忙しい業務の中でキャンセル予約の一覧をチェックする時間が取れず、キャンセル料が発生する予約を見逃してしまうケースが少なくありません。

特に、繁忙期や人手不足の状況では、確認作業が後回しになり、結果的にキャンセル料の請求が漏れてしまうことがあります。

課題2：請求しても支払いに応じてもらえない

キャンセル料の請求書を送付しても、次のような理由で支払いに応じてもらえないことがあります：

• 部屋を使用していないのに支払う必要があるのかなどのクレーム
• 請求書を無視される
• 対応が遅れたことで顧客とのトラブルが悪化する

このような状況は、従業員にとって大きなストレスとなり、業務負担の増加や顧客対応の質の低下につながる可能性があります。

課題3：キャンセル料回収のシステム化が進んでいない

キャンセル料回収のプロセスを手作業で行っているホテルでは、効率が悪く、請求漏れやミスが発生しやすくなります。さらに、手間がかかるため、他の重要な業務にリソースを割けなくなる問題も生じます。

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キャンセル料をスムーズに回収する方法

解決策1：キャンセル料回収サービスを活用する

キャンセル料を効率的に回収するためには、専門のサービスを活用することが有効です。「Payn」というキャンセル料回収サービスは、以下の機能を提供しています：

• 請求書を多様な手段で送信可能
• 領収書の発行と消し込み処理の自動化
• 支払いが滞った場合のフォローアップ

これにより、従業員の手間を削減しつつ、回収率を向上させることができます。

解決策2：キャンセル料回収サービスとPMSを連携する

さらに効率を上げるためには、キャンセル料回収サービスとPMSを連携させることが重要です。たとえばPMSの「Staysee」は、「Payn」との連携ができ、業務効率化を支援します。

この連携により、キャンセル料の請求プロセスをより自動化し、収益漏れを最小限に抑えることが可能です。

StayseeとPaynの連携で解決できること

Stayseeの特徴

Stayseeは、月額9980円で利用できるPMSです。サイトコントローラーとの連携も可能で、以下の特徴があります：

• 見やすい画面に直感的で使いやすい操作性
• 予約情報の一元管理
• 領収書や宿泊証明書の発行もかんたん

Paynとの連携で得られるメリット

StayseeとPaynを組み合わせることで、次のようなメリットが得られます：

• キャンセル料が発生する予約を見逃さない
• 請求プロセスを自動化し、従業員の負担を軽減
• 顧客とのトラブルを最小限に抑える

まとめ – キャンセル料回収は「Staysee」と「Payn」にお任せ

キャンセル料回収の課題に悩むホテル経営者やスタッフの皆様にとって、「Staysee」と「Payn」の組み合わせは非常に有効な解決策となります。

Stayseeのシンプルで使いやすいPMS機能と、Paynの高い回収能力を活用することで、収益の漏れを防ぎ、業務効率を向上させることができます。

キャンセル料回収にかかる手間とストレスを軽減し、ホテル運営をよりスムーズに進めるために、ぜひStayseeとPaynの導入をご検討ください。

StayseeとPaynが連携！キャンセル料回収業務を自動化し、業務効率をアップ

Staysee（ステイシー）とキャンセル料回収サービスのPaynを連携することで、これまで、キャンセル料の請求書作成やお客様への連絡、回収の追跡など、時間と手間のかかっていた業務を、StayseeとPaynの連携により自動化することができます。

Stayseeの予約データがPaynに自動で連携されるので、請求情報の入力作業が不要になり、請求書の作成やメッセージ送信、回収のリマインドまで、一連の作業を自動で行うことができます。これにより、スタッフの業務負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになるだけでなく、キャンセル料の回収率向上にもつながります。

Paynは、ホテルやレストランなど、キャンセルポリシーを設けている様々な事業者にご利用いただいている、実績のあるサービスです。Stayseeの「公開API機能」を契約いただくことで、この連携が可能となります。

StayseeとPaynの連携については、お問い合わせフォームよりお問い合わせください。

StayseeとPaynの連携で、キャンセル料に関する業務を効率化し、収益向上に貢献しましょう。